Alle facturen moeten duidelijke betalingsvoorwaarden bevatten. Deze voorwaarden zijn essentieel om klanten te laten weten hoe en wanneer ze de factuur moeten betalen en wat de gevolgen zijn van te late betaling.
Het is belangrijk om vóór aanvang van de werkzaamheden af te spreken wanneer en hoe u wordt betaald.
Op de factuur moeten deze voorwaarden worden vermeld en ze moeten gemakkelijk te begrijpen zijn.
Ontvang gratis factuursjablonen van Wise
| 📝Dit artikel gaat over: |
|---|
|
| Dit stuk is geschreven in samenwerking metEsther Friedberg Karp, een gewaardeerde boekhouder en QuickBooks ProAdvisor. |
|---|
Betalingsvoorwaarden factuur: Wat zijn standaard factuurvoorwaarden?
Hieronder volgen enkele belangrijke standaardbetalingsvoorwaarden voor facturen:
| Termijn | Definitie |
|---|---|
| Betaling vooraf |
|
| Contant Bij Levering |
|
| Contant bij bestelling |
|
| Onmiddellijke betaling/betaling bij ontvangst |
|
| Einde van de maand |
|
| 15 maanden na factuurdatum |
|
| Netto 7, 21, 30, 60, 90 |
|
| 2/10 Netto 30 |
|
| 50 procent vooraf |
|
| 1MD/2MD |
|
Facturenmaken deel uit van de juridische procedure voor geschillen. Het is van cruciaal belang dat u ervoor zorgt dat de termen worden opgenomen en begrepen. Ze kunnen zowel het bedrijf als de klant beschermen.
Het gaat echter niet alleen om wettigheid en bescherming. Door factuurvoorwaarden correct te gebruiken, kunnen bedrijven ook sneller betaald worden. Het opnemen van de betalingsvaluta op internationale facturen kan bijvoorbeeld tijd en geld besparen.
Een factuur bevat altijd bepaalde kernpunten. Deze omvatten:
- Factuur datum;
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
- Totaal verschuldigd bedrag;
- De valuta van de factuur. Dit is vooral belangrijk voor betalingen naar het buitenland;
- Betaalmethoden waar de klant gebruik van kan maken;
- Voorwaarden en beleid van kracht voor late betalingen;
- De vervaldatum van de betaling op basis van de vermelde voorwaarden (met gebruikmaking van de hieronder beschreven terminologie).
De factuurvoorwaarden gaan verder en leggen uit hoe en wanneer klanten moeten betalen. De betekenis hiervan is niet altijd duidelijk.
Omdat facturen een bindend contract vormen, loont het de moeite om ervoor te zorgen dat u de factuurvoorwaarden correct gebruikt.
Waar zijn standaard betalingsvoorwaarden voor?
Betalingsvoorwaarden voor facturen informeren klanten wanneer en hoe een factuur moet worden betaald. Duidelijke, standaardvoorwaarden voorkomen dubbelzinnigheid. Ze helpen ook geschillen en mogelijke betalingsachterstanden te voorkomen.
Expliciete factuurvoorwaarden helpen bedrijven bij het plannen van hun betalingsschema'sgeldstroom.
Onderzoek vanSnelboekenin 2019 blijkt dat betalingsachterstanden de belangrijkste oorzaak zijn van cashflowproblemen bij kleine bedrijven. Ze ontdekten ook dat 80% van de eigenaren van kleine bedrijven zich zorgen maakt over de cashflow.¹
Voor de leverancier moeten betalingsvoorwaarden helpen bij het ontvangen van tijdige betalingen. Er zijn manieren om de voorwaarden te gebruiken om de betalingspercentages te verhogen en eerder betaald te krijgen. Enkele daarvan zullen we binnenkort onderzoeken.
Welke betalingstermijn moet u hanteren?
Er zijn veel standaardbetalingsvoorwaarden, maar welke hanteer je? Wilt u betaling vóór levering, direct bij ontvangst of na een bepaald tijdstip? De keuze zal variëren tussen bedrijven en klanten.
Het gebruik vanonmiddellijke betalingis ongebruikelijk bij zakelijke transacties, hoewel het de standaard is bij online e-commerce.
Betaling voorafEnContant voorafvoorwaarden minimaliseren het risico voor de verkoper, maar kunnen moeilijk zijn voor de koper. Er zijn situaties waarin ze geschikt kunnen zijn. Hierbij valt te denken aan vroege handelsrelaties waarbij de verkoper geen vertrouwen heeft in het vermogen van de klant om te betalen, of waar er politieke of economische problemen zijn in het land.
Netto 30, waarbij de volledige betaling binnen 30 dagen na de factuur verschuldigd is, is een gangbare bedrijfsnorm geworden. Uit een onderzoek uit 2017 van Atradius Solutions bleek dat de gemiddelde betalingstermijn die bedrijven in Noord- en Zuid-Amerika hanteerden 27 dagen bedroeg.²
Sommige bedrijven zijn begonnen met het hanteren van kortere betalingstermijnen. De toename van het gebruik vanelektronische facturenleidt tot snellere betalingen.
Net 30 geeft tijd voor het verzenden en ontvangen van facturen, en de tijd die nodig is om geld te regelen en over te maken. Bij elektronische facturen ontvangen klanten direct betalingsgegevens. Hierdoor kunt u een eerdere vervaldatum toevoegen.
Volgens onderzoek vanXerovraagt bijna 75% van de facturen in de VS nu om betaling binnen twee weken.³
Ook het toevoegen van een kortere betalingstermijn kan worden overwogeninternationale facturen. De valuta kan fluctueren op het moment van betaling met een NET30-deadline. ANET7deadline minimaliseert het risico van onderbetaling als gevolg van een verschil in wisselkoers.
Gebruik Wise Business om verschillende valuta op één plek te ontvangen
Betalingsvoorwaarden voor facturen toevoegen
Het is van essentieel belang dat de betalingsvoorwaarden correct op de factuur worden vermeld en duidelijk worden uitgelegd. Dit zal hopelijk leiden tot meer tijdige betalingen en een betere klantrelatie. Enkele best practices waarmee u rekening moet houden, zijn onder meer:
- Houd de bewoording en toon beleefd.
Net zoals u een klant persoonlijk beleefd zou behandelen, moet u dit via de factuur doen. Dit draagt bij aan het behoud van een goede relatie en kan ook leiden tot een snellere betaling. Een interessant onderzoek vanVerse Boekenin 2019 bleek dat het gebruik van de woorden ‘alsjeblieft’ en ‘bedankt’ in de betalingsvoorwaarden leidde tot snellere betalingen.⁴
- Gebruik duidelijke en beknopte bewoordingen.
Betalingsvoorwaarden moeten het begrip bevorderen en de factuur niet verwarrender maken. Bedenk of de klant de voorwaarden begrijpt of dat er aanvullende uitleg nodig is.
- Maak de betalingstermijn duidelijk.
Ervoor zorgen dat de betalingstermijn en -deadline worden benadrukt, moet een prioriteit zijn. Denk opnieuw na over termen die verduidelijking behoeven. Voor ‘Net 30’ kan bijvoorbeeld verduidelijking nodig zijn met een zinsnede als ‘betaling dient uiterlijk binnen te zijn.’
- Geef details op over de voorwaarden en bedragen voor late vergoedingen.
Dit is juridisch belangrijk, omdat u te late betalingen alleen kunt afdwingen als dit op de juiste manier op de factuur staat vermeld. Het kan ook leiden tot snellere betalingen. Uit onderzoek van FreshBooks bleek dat de kans groter was dat facturen waarop een rentevergoeding was vermeld, werden betaald. Door het woord ‘rente’ toe te voegen steeg het totale betalingspercentage van 79% naar bijna 92%.⁴
- Vermeld alle betaalmethoden die de klant kan gebruiken.
Ga er niet vanuit dat uw klanten op de hoogte zijn van andere betaalmethoden, of ernaar zullen vragen. Door meer opties toe te voegen, wordt het gemakkelijker om te betalen en wordt de betaling hopelijk versneld. Dit kan contant geld, cheque, bankoverschrijving of creditcard zijn. Met elektronische facturen kan er direct betaald worden.
| 💡Je kunt eenWise Business-accounten vermeld uw USD-accountgegevens op de factuur, zodat u gemakkelijk betaald kunt krijgen. |
|---|
Manieren om sneller betaald te krijgen met de juiste betalingsvoorwaarden voor facturen
Elk bedrijf wil betrouwbaarder en sneller betaald worden. Hoe kunt u met factuurbetalingsvoorwaarden hier invloed op uitoefenen? Hier zijn enkele methoden die een verschil kunnen maken:
Geef een kortere betalingstermijn op. Betaling binnen 30 dagen mag dan de norm zijn in de sector, maar klanten zullen zich hier waarschijnlijk aan houden als u dit specificeert. Het opnemen van een kortere betalingstermijn kan leiden tot snellere betalingen.
Verschillende onderzoeken ondersteunen dit. Uit een onderzoek van Xero naar Amerikaanse factuurbetalingen bleek dat wanneer een deadline van zeven dagen werd gesteld, de betalingen gemiddeld binnen 13 dagen werden ontvangen. Wanneer 30 dagen werden vastgesteld, steeg dit gemiddelde naar 28 dagen.³
FreshBooks keek er net iets anders naar, maar liet dezelfde snellere betalingen zien. Hieruit bleek dat het vragen om betaling binnen zeven dagen ertoe leidde dat meer dan 58% van de facturen binnen dit tijdsbestek werd betaald. Bij de vraag om betaling binnen 30 dagen werd slechts 40% binnen 7 dagen betaald.⁴
Inclusief valutaopties voor internationale klanten. De voorwaarden moeten alle betalingsopties en valuta's omvatten. Als klanten valutawissel moeten regelen, loop je het risico op een vertraagde betaling. Het is altijd beter om klanten waar mogelijk te laten betalen in een valuta die bij hen past, omdat dit de barrière voor snelle betaling kan helpen wegnemen en uw cashflow beschermt.
| Als u een rekeningaanbieder met meerdere valuta's gebruikt, zoalsVerstandig, kunt u lokale accountgegevens opvragen (bijv.routeringsnummer, IBAN enz.) in verschillende valuta's om het proces eenvoudiger te maken. |
|---|
Bied incentives aan voor vroegtijdige betaling.Zeker als je langere betalingstermijnen hanteert, kun je overwegen kortingen aan te bieden. Voor een Net 30-betalingstermijn kan 2/10 Net 30, of zelfs 2/7 Net 30, de betalingen versnellen. Belangrijk is dat dit klanten nog steeds de mogelijkheid geeft om later te betalen als dit de cashflow ten goede komt.
Achterstallige betalingen achtervolgen. U dient de betalingstermijnen op de factuur te vermelden. Als u de betaling niet op tijd ontvangt, wees dan niet bang om een melding van late betaling te sturen. Of u kosten moet afdwingen, is aan u. Het kan beter zijn om de relatie in stand te houden dan om sancties op te leggen. Ook kunt u overwegen om herinneringen te sturen als de betalingstermijn nadert.
Maak gebruik van facturatiesoftware. Dit kan uw werk bij het voorbereiden, beheren en opslaan van facturen veel eenvoudiger maken. Het kan ook het maken van facturen automatiseren en ervoor zorgen dat de voorwaarden correct worden weergegeven.
Gebruik een duidelijk factuursjabloon. Het duidelijk maken van alle voorwaarden, betalingstermijnen en boetes is belangrijk voor het ontvangen van een snelle betaling. Als een klant de voorwaarden niet begrijpt of door de lay-out wordt misleid, kan er vertraging optreden. Het gebruik van een professioneel factuursjabloon kan hierbij helpen.
| 💡Download uw gratis factuursjabloon van Wise |
|---|
Krijg op tijd betaald - voeg lokale valuta toe aan de betalingsvoorwaarden van uw bedrijf met Wise
Bij het omgaan met internationale klanten hebben valutaconversie en betalingsmethoden voor complicaties gezorgd. Door dit zo eenvoudig mogelijk te maken, wordt stress weggenomen en is de kans groter dat klanten facturen op tijd betalen.
Door overeenstemming te bereiken over de valuta die voor de betaling moet worden gebruikt, wordt internationale facturering eenvoudiger. Nog beter is het als klanten in hun lokale valuta kunnen betalen. Wise biedt hiervoor de mogelijkheid.
Wise Business is de goedkope en gemakkelijke manier om uw internationale zaken te beheren.
Een Wise Business-account kan 10 accountgegevens in lokale valuta ondersteunen. Wise gebruikt ook de echtewisselkoers op de middenmarkt. Er zijn geen extra toeslagen en de kosten zijn laag en transparant.
Wise Business kan ook verbinding maken met veel toonaangevende softwareoplossingen voor facturering en boekhouding, waaronderSnelle BoekenEnXero.
U kunt uw USD-accountgegevens aan uw facturen toevoegen, zodat u gemakkelijker betaald kunt krijgen als een lokale ondernemer.
| 💡 Voor alles wat u moet weten over facturen, vergeet niet om deultieme gids voor facturering van Wise! |
|---|
 |
|
Bronnen:
- Cashflowbeheer voor kleine bedrijven | Snelle Boeken
- Gemiddelde betalingstermijnen in de VS
- Xero-onderzoek naar betalingsvoorwaarden
- Gebruik uw factuurbetalingsvoorwaarden om sneller betaald te worden
Alle bronnen gecontroleerd op 14 september 2021.
Deze publicatie is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en is niet bedoeld om elk aspect van de onderwerpen die erin worden behandeld te behandelen. Het is niet bedoeld als advies waarop u kunt vertrouwen. U dient professioneel of gespecialiseerd advies in te winnen voordat u enige actie onderneemt of ervan afziet op basis van de inhoud van deze publicatie. De informatie in deze publicatie vormt geen juridisch, fiscaal of ander professioneel advies van Wise Payments Limited of haar dochterondernemingen. Eerdere resultaten garanderen geen vergelijkbaar resultaat. Wij geven geen verklaringen, garanties of garanties, expliciet of impliciet, dat de inhoud van de publicatie accuraat, volledig of actueel is.
