Elsolicitud de firmaes crucial para el proceso de firma. Determina si el documento se firmará o no y cuándo. Sin embargo, ¿cómo se puede solicitar una firma en un entorno profesional?
Saber pedir a alguien que firme correctamente un documento es fundamental en la comunicación empresarial. Veamos las mejores prácticas para ayudarlo a diseñar la solicitud perfecta y obtener documentos vitales firmados a tiempo.
Tabla de contenido
- Frases comunes para usar en solicitudes de firma
- Mejores prácticas para solicitudes de firma
- Aspectos clave a tener en cuenta al solicitar firmas
- Cómo solicitar una firma en papel
- Cómo solicitar una firma en línea
- Solicitar firmas mediante relleno
Frases comunes para usar en solicitudes de firma
Conseguir que alguien firme uncontratono tiene que ser complicado. En muchos casos, se trata simplemente de explicar los términos del acuerdo y abordar cualquier inquietud que pueda tener la otra parte. Sin embargo, hay ocasiones en las que es posible que necesite utilizar técnicas persuasivas para que alguien firme en la línea punteada.
Aquí hay frases comunes que puede usar para ayudarlo a mantenerse profesional mientras le pide a alguien que firme un documento:
Por favor firme y devuelva las frases
- Sírvase firmar y devolver el documento adjunto.
- Necesitamos su firma para continuar. Firme y devuelva después de revisar el documento.
- Le agradecería que firmara y devolviera los documentos adjuntos.
- Revise y firme los documentos adjuntos para seguir adelante.
- ¿Puede por favor firmar y devolver el documento?
- Agradeceríamos su firma en este documento. Sírvase devolver la copia firmada cuando le resulte conveniente.
- Le solicitamos respetuosamente que firme y devuelva el archivo adjunto.
- Su firma finalizará este acuerdo/contrato. Espero recibir su copia firmada.
- Firme y devuelva ambas copias para completar el proceso.
- Firme y devuelva las copias adjuntas lo antes posible.
Otras frases
- Este documento necesita su firma.
- Necesitamos su aprobación en esto.
- ¿Puedes firmar para confirmar?
- Espero recibir su firma.
- ¿Podría por favor firmar aquí?
- Firme aquí para aprobar.
- Por favor firme si está de acuerdo.
- Por favor, acepte nuestra propuesta firmando a continuación.
- ¿Puedo molestarte por una firma?
Mejores prácticas para pedir firmas
Además de usar las frases de muestra que proporcionamos, hay otras cosas a tener en cuenta al solicitar firmas. Recuerde: su objetivo es lograr que la otra parte acepte los términos del contrato, no presionarlos para que firmen el acuerdo sin tener en cuenta su tiempo.
Ser respetuoso y directo
Ser directo y cortés es lo mejor cuando se le pide a alguien que firme un documento. Explique brevemente por qué necesita su firma y cómo el documento beneficiará al firmante. Evite el uso de frases imperativas como “debe firmar” o “debo tener su firma”. Usar un lenguaje cortés siempre es una buena idea cuando se solicita una firma.
Establecer fechas de vencimiento
Asegúrese de especificar cuándo necesita la firma y cuánto tiempo necesita la otra parte para revisar el documento. Según el tipo de contrato, es posible que desee darle al firmante unos días de anticipación. Sin embargo, los signatarios pueden tardar varias semanas en revisar y firmar acuerdos financieros obienes raícescontratos También puede mencionar las consecuencias de no cumplir con la fecha límite para firmar el documento.
Añadir un mensaje personalizado
Evita enviar mensajes genéricos cuando le pidas a alguien que firme un documento. Hacer que su solicitud sea personalizada muestra que está dispuesto a tomarse el tiempo y el esfuerzo para asegurarse de que se entienda su mensaje. Ver su nombre ayudará al firmante a sentirse más cómodo y tranquilo con lo que está firmando.
Proporcionar instrucciones claras
Asegúrese de que la otra parte sepa cómo firmar el documento. Explique los pasos sobre cómo firmarán, escanearán o devolverán los documentos. Incluya instrucciones adicionales, especialmente si no están familiarizados con el uso de unfirma digitalaplicación
Automatice el proceso de firma
Utilizando un sistema automatizado de solicitud de firma se puede realizar el proceso de firma y devolución. De esta manera, puede realizar un seguimiento de quién ha firmado su contrato y quién aún no ha completado el documento. Ya no necesitará enviar solicitudes de firmas manualmente. La automatización también cubre la recepción de alertas, por lo que siempre sabrá qué tan avanzado está el proceso.
Aspectos clave a tener en cuenta al solicitar firmas
Tipo de documento
¿Estás pidiendo unfirma en un documento legalcontrato, un acuerdo o una cotización? Tenga en cuenta que diferentes documentos requieren diferentes tipos de firmas. Por ejemplo, undocumento legalcomo un testamento requiere una firma manuscrita, mientras que un contrato de trabajo puede requerir una firma electrónica. Verifique si el documento necesita ser atestiguado o notariado.
Implicaciones legales
Cada contrato o acuerdo viene con su propio conjunto de implicaciones legales. Asegúrese de ser claro y directo sobre los términos del acuerdo, cómo se hará cumplir y cómo la otra parte puede cancelarlo o modificarlo.
Momento
Tenga en cuenta qué tan pronto necesita la firma y cuánto tiempo necesita la persona para revisar el documento. Algunos contratos pueden requerir una firma inmediata, como documentos legales que necesitan servicios notariales o testigos. Otros pueden permitir un período de revisión más extenso.
Método para solicitar una firma
Hay varios métodos que puede utilizar para solicitar una firma. Elige la que más te convenga a ti y a tus signatarios:
- Envíe un correo electrónico o un mensaje instantáneo con el documento adjunto.
- Envíe documentos impresos por correo, generalmente con una carta solicitando la firma de un contrato.
- Mandar unfirma electronicasolicitud a través de una aplicación web o móvil.
Cómo solicitar una firma en papel
En determinadas circunstancias, puede ser necesario obtener una firma en un formato no digital.
1. En persona
Solicitar en persona agrega un elemento de formalidad y personalización, ya que se relaciona directamente con la otra parte. También te permite hacer aclaraciones de última hora sobre el documento. Además, algunos documentos, como testamentos o contratos de matrimonio, requieren una firma en persona.
2. Por correo
Esta es la forma tradicional de solicitar firmas. El documento impreso se envía por correo certificado a la otra parte. Suele incluir un mensaje escrito solicitando al firmante que lo devuelva después de firmarlo. Este método puede demorar días o semanas, dependiendo de cuánto tiempo llegue el correo a los firmantes y cuánto tiempo necesiten para revisar el contenido.
Cómo solicitar una firma en línea
Si está buscando una forma más rápida deobtener firmas, puedes pedirle a la gente quefirmar documentos en líneautilizando aplicaciones de firma electrónica como Fill. La firma en línea requiere firmas electrónicas, que se consideran válidas en la mayoría de los países.
tu puedessolicitar una firma en líneapor correo electrónico, un enlace web o ungestión de contratosaplicación
Solicitud de firma por correo electrónico
Puede enviar el documento por correo electrónico y solicitar una firma. El destinatario los recibirá como archivo adjunto. La otra parte necesitará una aplicación o herramienta de firma electrónica para firmar si solicita una firma en línea. Si aún no tienen una, puedes sugerir una aplicación como Fill.
Solicitud de firma a través de un enlace web
Si está utilizando un formulario en línea, puede generar una URL única y enviarla con su solicitud de firma. Las plataformas para compartir archivos como Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive son excelentes opciones para esto. Cargue el archivo y obtenga el enlace de la configuración para compartir, luego comparta el enlace con su destinatario.
Solicitud de firma a través de una aplicación
Esta es la forma más eficiente de enviar y solicitar firmas electrónicas. Agestión de contratosaplicación como Fill le permitirá cargar su documento y enviarlo directamente al destinatario. Pueden firmar y devolver el documento sin esfuerzo después de revisar el contrato.
Solicitar firmas mediante relleno
La recopilación de firmas electrónicas es la forma más rápida de obtener documentos firmados. Puedes hacer esto con Relleno. Todos los procesos de firma se simplifican con sus características donde puede:
- personalizarplantillas de contrato:La firma de documentos es mucho más rápida ya que ya no tiene que redactar contratos desde cero.
- Recibe notificaciones en tiempo real:Sepa inmediatamente cuando se firma el documento y si se realizaron cambios en el documento.
- Recopile firmas legalmente vinculantes:No más preocupaciones sobre el cumplimiento de normativas comoHIPAA, GLBA, ESIGN y UETA.
- Integre con otras herramientas de productividad: agregue la gestión de documentos y la funcionalidad de firma electrónica sin problemas a sus aplicaciones y servicios existentes.
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